Miles 1: Kolik tenisáků chytíš najednou?

Kolik tenisáků chytíš najednou?

Představte si, že na vás přes kurt letí dvacet tenisáků najednou. Přímo na vás v husté změti. Kolik jich pochytáte? Jestli jste trochu míň jako Neo z Matrixu a trochu víc jako já, tak necháte tenisáky tenisáky a schoulíte se do klubíčka, aby vás ta žlutá pohroma nesejmula. Takže zero. Nula. Malý kulový.

A co kdyby byly jenom tři? To už by se dalo ne? Chytíte první tři, schováte je do koše, letí na vás další tři, uděláte totéž a tak pořád dál. Za chvíli máte v koši dvacet míčků, které by se v prvním případě válely všude po kurtu a uprostřed vaše tělo v bezvědomí.

Tlačit, nebo táhnout?

Schválně ruku nahoru, kdo ještě každý den používáte seznam úkolů? A teď ruku nahoru ti, kdo ho každý den splní do puntíku. Haha, to to prořídlo....

S úkoly je to jako s těmi tenisáky. Když se jich na mě valí moc, tak se na ně raději vykašlu na všechny, než abych se neustále rozhodoval, který mám udělat přednostně. Říká se tomu rozhodovací paralýza a je to nejdůležitější důvod, proč seznamy úkolů nefungují. A máme ji všichni.

Všechny úkoly na jednom místě

Ale všechny úkoly musí být na jednom místě a okamžitě viditelné! Když jsem vypsal všechno, co mám udělat úkoly zaplnily plné dvě A4 papíru. Okamžitě se mi ulevilo. Už jsem nemusel pořád přemýšlet, jestli jsem na něco nezapomněl, protože už jsem měl všechno na papíru

Vizualizuj proces

Dalším krokem bylo roztřídit úkoly podle stavu, ve kterém jsou (více níže).

Může to být arch papíru a lepíky na něm, nebo appka (osobně můžu doporučit Trello, Airtable a Notion - liší se komplexností). Důležité je, abyste dokázali jednotlivé úkoly snadno přesouvat z jednoho sloupce do druhého. A tady začíná prostor pro vaši kreativitu v podstatě může vytvořit od 3 sloupců po bambilión podle vašich nejtajnějších snů.

Moje první nástěnka vypadala takto:

Už jsem vám říkal, že si ze všeho nejraději komplikuju život? ↑ Důkaz místo slibů.
Už jsem vám říkal, že si ze všeho nejraději komplikuju život? ↑ Důkaz místo slibů.

Postupem času jsem proces zjednodušil a dostal se na těchto 5 sloupců:

Zrušeno - úkoly, které mě nemusí zajímat, protože přestaly být relevantní ještě než jsem je dokončil.

Dokončeno - dokončené úkoly, good job Skřivane, boucháme šampáňo!

Čeká na odpověď - úkoly na, kterých nemůžu pokračovat, protože čekají na reakci zvenčí (odpověď člověka, schůzka atd.)

Pzn.: Sloupec se vyplatí kontrolovat minimálně jednou týdně, jestli v něm některé úkoly nehnijí moc dlouho

Dělám - práce, kterou jsem rozdělal a ještě nedokončil (víc o sloupci Dělám dále)

Připraveno - úkoly, ke kterým mám všechny podklady, vím přesně, co mám udělat, a už jenom čekají, až to udělám

Zásobník - všechny ostatní úkoly, o kterých vím, že bych je měl, chtěl udělat, ale které jsou někde v nejasné, ale nepochybně jasné budoucnosti.

Limituj rozdělanou práci

Osobní kanban funguje jo trychtýř. Všechny vaše úkoly svede na jedno místo a pak je po jednom, nebo třech propouští dopryč. Pamatujete na metaforu s letícími tenisáky? Pokud víte, že pochytáte tři najednou, tak si dejte do kolonky dělám tři úkoly. Osobně rád přeskakuju mezi rozdělanou prací, když přestávám cítit inspiraci u úkolu, který zrovna dělám. Tři úkoly jsou pro mě ideální.

Ale když jsem se zasekl, nebo mám zrovna některý den hodně málo energie, dávám si do Dělám jednom jeden úkol. Po jeho splnění mám pocit zadostiučinění a s novou energií se vrhám do dalšího.

Ani krok zpátky

Jediný možný směr je zleva doprava! Když už na něčem pracuju, tak na tom pracuju tak dlouho, dokud to je hotové, nebo dokud nepotřebuju podnět od někoho zvenčí. V té chvíli úkol přesouvám do kolonky Čeká na odpověď.

Pro tip: Pokud chcete dosáhnout efektivity lvl. Senpai Samurai-san doporučuji vyčistit každý sloupec do barvy rozpačitého mramoru. Tedy na nulu. Předejte tím tomu, že vám budou na nástěnce trčet úkoly, do kterých se vám nechce, nebo nejsou důležité.

Omezení Osobního Kanbanu

Svět není dokonalý ani v Japonsku. Osobní Kanban má několik omezení:

Nejasné cíle - často se mi stávalo, že jsem posunoval úkoly třychtýřem úctyhodnou rychlostí, ale nepohyboval jsem se směrem, který jsem potřeboval

Nevhodné pro více projektů - běžně pracuji na třech a více projektech najednou tady osobní kanban přestává stíhat. Zkoušel jsem více izolovaných nástěnek, nebo mít obojí najednou. Obojí bylo stejné, hlavní síla Osobního Kanbanu, vizualizování práce do jedného flow, bylo zmatkovité.

Dobrý konec

První část série o projektovém systému nazvaném Miles je za náma. Osobní Kanban je velice účinný nástroj, jak vnést víc klidu do vaší každodenní práce. Vpříští části si ukážeme, jak se dá překonat jeho slabé stránky.